El impacto real del “Cero Papel” en concesionarios:
menos costes, más tiempo y procesos más eficientes
Desde DealerBest llevamos tiempo analizando el impacto real del modelo Papel Cero en concesionarios y grupos de automoción en España. No desde la teoría, sino a partir de datos reales de actividad administrativa, expedientes gestionados y tiempos invertidos en el día a día.
El objetivo del análisis es sencillo: entender qué cambia de verdad cuando se eliminan los procesos basados en papel y cómo afecta esto a los equipos, a los costes y a la eficiencia operativa.
Menos papel significa menos fricción
Uno de los primeros aprendizajes es claro: eliminar el papel no solo reduce el consumo de recursos, sino que simplifica la operativa interna. En los concesionarios analizados, el modelo Papel Cero se traduce en:
Menos tareas manuales y repetitivas.
Menor dependencia entre personas y departamentos.
Menos tiempos perdidos en validaciones, búsquedas y archivo documental.
Según nuestras simulaciones, un concesionario medio que gestiona en torno a 1.000 expedientes anuales puede ahorrar:
- 250 horas administrativas al año, únicamente por la digitalización de expedientes.
- Lo que supone un ahorro de 31,3 jornadas de trabajo
- Un ahorro económico superior a 6500 € anuales, asociado al tiempo liberado de tareas administrativas.
- La eliminación de miles de hojas de papel (8000 folios al año), reduciendo también costes indirectos de impresión, archivo y custodia documental.
- Evitando la tala de 4 arboles al año.
El verdadero impacto: tiempo para lo que importa
Desde un enfoque consultivo, se destaca que el impacto más relevante no está en el ahorro directo, sino en qué se hace con el tiempo recuperado.
“Cuando analizamos los datos con los concesionarios, la conversación cambia. No hablamos de papel, hablamos de personas: de liberar tiempo para atención al cliente, control, seguimiento o mejora de procesos”, señalan desde el equipo de consultoría.
En la práctica, los concesionarios que avanzan hacia modelos Papel Cero consiguen:
- Equipos administrativos menos saturados.
- Mayor trazabilidad de la información.
- Mejor control de expedientes y procesos.
- Menor dependencia de personas clave para tareas críticas.
Digitalizar no es implantar una herramienta, es rediseñar el proceso
El estudio subraya un punto clave: la digitalización solo funciona cuando va acompañada de una revisión del proceso. Automatizar un mal flujo no genera eficiencia; solo acelera el problema.
Por ello, DealerBest plantea la digitalización como un ejercicio de análisis:
- ¿Qué tareas aportan valor?
- ¿Dónde se pierde más tiempo?
- ¿Qué información se duplica?
- ¿Qué pasos pueden eliminarse sin riesgo?
Este enfoque permite que cada concesionario adopte el modelo a su realidad operativa, sin soluciones genéricas ni promesas irreales.
Una herramienta para ayudar a decidir, ganar tiempo y vender más.
Como parte de este análisis, hemos desarrollado una calculadora de ahorro que permite a cualquier concesionario estimar, de forma orientativa, el impacto del Papel Cero en su propia organización.
El objetivo no es convencer, sino ayudar a tomar decisiones informadas, basadas en datos y no en percepciones.
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