Más control y menos papeleo:
El caso de éxito de KIA Retail Madrid con dealerBest
En dealerBest, sabemos que en un sector tan competitivo como el de la automoción, cada minuto cuenta.
Gestionar expedientes, coordinar departamentos y mantener la rentabilidad bajo control puede ser un reto cuando se trabaja con herramientas limitadas.
Ese era el punto de partida de KIA Retail Madrid, concesionario oficial de KIA en la Comunidad de Madrid, antes de dar el salto con Papel Cero, la solución de digitalización desarrollada por dealerBest.
Raúl Fernández, director comercial de KIA Retail Madrid, nos cuenta en un formato de entrevista, cómo ha vivido su equipo este proceso de transformación digital: desde las limitaciones de la herramienta anterior hasta la agilidad, la personalización y el control que ahora disfrutan gracias a Papel Cero.
¿Qué solución utilizabais antes de Papel Cero y qué problemas os encontrabais en el día a día?
La aplicación que utilizábamos anterior era con otra empresa, otro desarrollador. Era similar en el funcionamiento, pero tenía bastantes limitaciones que nos impedía en el día a día, pues tener un control absoluto de los trámites de los expedientes.
¿Qué fue lo que os hizo dar el paso hacia Papel Cero? ¿ Qué necesitabais resolver con urgencia?
La decisión que tomamos para cambiar de proveedor sobre todo fue, la oferta de Papel Cero.
De tener sus informes más personalizados de datos que necesitábamos extraer precisamente de la rentabilidad de los expedientes y varios criterios, y sobre todo, que se adaptaba exactamente a nuestra forma de trabajar y podíamos cambiar diferentes aspectos para que se adaptara a nuestro método de trabajo.
¿Qué objetivos teníais con esta transformación digital? ¿Queríais ganar agilidad, ahorrar tiempo, integrar herramientas…?
Sobre todo, lo que queríamos cambiar y mejorar con este nuevo proveedor es quitarnos muchas mecánicas manuales de correos internos entre nosotros, de trabajos que son totalmente automatizables y que la herramienta de Papel Cero nos ofrece la posibilidad de hacerlo por sí misma.
¿Cómo fue el proceso de implantación? ¿Qué destacarías del equipo de DealerBest en ese camino?
La verdad es que el proceso de implantación fue realmente fácil.
Tuvimos ayuda personalizada por parte de dos personas de de dealerBest que nos siguieron en todo momento, nos hicieron el proceso totalmente a medida y nos acompañaron en todos los cambios que les fuimos pidiendo… y, la verdad, fue realmente cómodo.
¿Cómo se adaptaron los equipos al nuevo sistema? ¿Dirías que fue una transición fácil?
Con los equipos, como vienen de otra transición anterior que era más difícil, que era el papel tradicional, de los expedientes físicos al formato digital. Esta segunda vez ha sido algo más sencillo.
El entorno nos ha facilitado que sea bastante más intuitivo que el programa anterior y con la experiencia previa, realmente ha sido bastante sencillo.
¿En qué procesos internos habéis notado una mejora real desde que usáis Papel Cero? ¿Y en la coordinación entre departamentos?
Pues realmente las mejoras que notamos, aparte del tema de que podemos personalizar los avisos entre los saltos en los estados de expediente que automatiza el programa, también la información económica, la vemos bastante más parecida a como trabajamos normalmente nosotros: formamos una plantilla con nuestro propio esquema y es mucho más sencillo para cualquier comercial que está acostumbrado utilizar.
¿Qué herramientas habéis conectado con Papel Cero (como vuestro CRM o DMS)? ¿Cómo ha funcionado esa integración?
En principio, nuestro principal DMS, que es Cars, que es el sistema con el que trabajamos a nivel comercial para dar precios, solamente estamos captando el pedido y transformando datos económicos, pero estamos trabajando para tener una integración total y que el propio programa de Papel Cero lea sobre nuestro programa que estamos en proceso.
Posteriormente, también en la parte de administración y posventa estamos intentando integrar el programa DMS suyo, con lo cual de aquí a un tiempo conseguiremos tener todos los sistemas integrados.
¿Qué indicadores o resultados os demuestran que la decisión fue acertada?
Principalmente porque los equipos, aunque hay personas que son muy reacias a los cambios, se ha vencido la resistencia en muy poco tiempo y en un mes, estamos funcionando a pleno rendimiento con ellos.
Eso es lo que más valor le doy, que en un mes, no tengo a ninguna parte del equipo que no tenga totalmente controlada.
¿Qué valor crees que aporta esta solución a otros concesionarios del sector?
El valor principal es el control absoluto, sobre todo de cara a los responsables tanto de ventas, como de posventa como de administración.
El monitorizar cualquier expediente en cualquier estado, poder consultarlo y poder agilizar cualquier trámite, desde un clic en tu propia pantalla sin tener que preguntar a nadie ni descolgar el teléfono.
¿Qué le dirías a un concesionario que aún está dudando en digitalizar este proceso? ¿Ves Papel Cero como una pieza clave en vuestro futuro digital?
Creo que hoy en día, la digitalización no es que sea importante, sino que es un obligatorio.
O sea, tienes que estar digitalizado, aparte del ahorro en papel y el gasto en otros elementos, como pueden ser también el tiempo que gastas en estar haciendo fotocopias, incluyéndolo en un boletín que se puede perder en almacenamiento físico…
Esto aporta un valor enorme solamente por el almacenamiento que lo tienes en tu propia pantalla y que el control, sobre todo, como decía antes, hace que puedas revisar expedientes sin tener que consultar más fuentes externas.
¿Cómo os gustaría que escale este producto para toda la red de KIA?
Esto en principio a mí es un producto que me resulta muy útil, que cualquier colega mío de otro concesionario, pues lo prescribo y lo recomiendo porque te hace la vida más fácil – de esto se tratan los sistemas que te hagan el día a día tuyo, pues más sencillo y más preciso.
Yo creo que es lo que estás ganando: efectividad, precisión y ganar tiempo para otras cosas, que es lo que sobre todo la gente que tenemos la dirección de un equipo de ventas necesitamos tiempo para analizar y no para estar en el día a día del trámite de los expedientes.
El caso de KIA Retail Madrid demuestra que digitalizar procesos no es solo una cuestión de modernizarse, sino de ganar control, ahorrar tiempo y mejorar la rentabilidad de cada expediente.
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