Se habla mucho de la digitalización en el entorno de los concesionarios, pero no se suele explicar suficientemente bien, por tanto no se entiende el alcance y los beneficios asociados.
Hace unos cuantos años se entendía por digitalización al escaneado de los papeles que se amontonaban en los archivos, pero esto ya pasó a la historia. La digitalización se aplica a todas las áreas y procesos, no solo cuando el documento está “muerto” en un archivo. Es una herramienta viva para la gestión en procesos internos y externos. Cada vez más todos nos enviamos la información mediante documentos.
En un concesionario la digitalización abarca todos los puntos de vista
El cliente obtiene información sobre su vehículo y sobre su interacción con la concesión y por lo tanto mejor servicio.
El concesionario obtiene mejor información sobre el cliente, gustos, mejor atención, conocimiento de incidencias…
Si nos centramos en el ámbito de conversión de “papeles” por “documentos digitales” hay mucho que hacer. La buena noticia es que tenemos a nuestra mano las herramientas que nos ayudan a dicho objetivo de un modo sencillo.
“Trabajar con un documento de manera digital no es solo guardarlo, sino que en el entorno de concesionarios se obtienen grandes rendimientos”
Los documentos en formato tradicional, los famosos “papeles” tienen la “ventaja” de la comodidad en su manejo como puede ser a la hora de escribir manualmente, o verlo encima de una mesa para saber qué tenemos que hacer, pero esas ventajas no compensan las ventajas que obtenemos al trabajar en un entorno digitalizado.
Con un documental digital conseguimos:
- Que el mismo documento, y la información contenida en él, sea consultada por varias personas al mismo tiempo, incluso en lugares remotos.
- Que se sepa dónde se encuentra el documento en cualquier momento, sin importar en qué carpeta o cajón se encuentra.
- Que se guíe al personal de modo sencillo para que sepa cómo se deben guardar y enviar los documentos.
Trabajar con un documento de manera digital no es solo guardarlo, sino que en el entorno de concesionarios se obtienen grandes rendimientos si utilizamos además herramientas de flujos de trabajo, mediante las cuales los procesos de la empresa son guiados y controlados por herramientas de digitalización.
El uso indiscriminado de hojas de cálculo y de correos electrónicos es eficiente mientras que mantenemos un nivel bajo de información. Sin embargo, si controlamos informes kilométricos o gestiones de comisiones e incentivos mediante ellos el desorden acaba produciendo los mismos problemas de gestión que cuando se trabajaba con papel y boli.
Desde nuestra experiencia, lo ideal para un concesionario es utilizar aquellas herramientas más ajustadas a su actividad que puedan encontrar en el mercado y que aúnen know-how técnico y profesional del sector.
Aquellas herramientas diseñadas y desarrolladas para un sector concreto aportarán soluciones ya probadas, así como economía de escala, ya que diferentes clientes se beneficiarán de los mismos desarrollos y por tanto podrá obtenerse con unos costes más ajustados.
Vicente Santonja
Gerente de Procesos IT
vicente.santonja@dealerbest.com