El trabajo detrás de 70.000 expedientes

La gestoría administrativa fue la primera de nuestras áreas de negocio, ya que comenzamos con esta actividad en 1988. Tramitamos anualmente casi 70.000 expedientes de vehículos, detrás los cuales hay un gran cantidad de trabajo invertido, pero sobre todo se sustenta en un equipo de 15 personas que quiere lo que hace, liderado por Jesús Martín, responsable del área gestión documental y socio de dealerBest.

Hoy compartimos con vosotros parte del día a día de Jesús y el grupo de profesionales que hacen posible que sea posible gestionar con eficacia esta área de tanto volumen.

dealerBest: ¿Jesús, cómo se llega a este número de expedientes?
Jesús: Nuestro año récord fue el 2007, con más de 78.000 expedientes, tan solo siendo 19 personas. En este año 2016 hemos cerrado la cifra de 67.000 expedientes de vehículos con 15 profesionales en plantilla y 4 de apoyo, gracias a la automatización de los procesos. Esto nos permite llegar a un mayor volumen de trabajo, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.

dB: ¿Qué equipo hay que tener para tramitar este volumen?
J: Personas formadas, que conocen la gestión y sus herramientas. Personalmente no me gusta tener personas temporales, nos gusta tener gente preparada y que esté a gusto, que trabaje a tiempo completo y sin ninguna preocupación por que se le acabe el contrato.

dB: ¿Qué destacarías de ti y de los integrantes de tu equipo?
J: Hablar de mi no sería objetivo, tengo muchos defectos, pero sí que puedo decir que soy muy tenaz, si algo no lo sé, por cabezonería lo tengo que saber y si algún trabajo queda por hacer, me gusta terminarlo. Y de mi equipo que damos siempre el 110% y ofrecemos un servicio de calidad y de valor añadido al cliente.

dB: ¿Cómo os organizáis?
J: En gestión documental llevamos desde el año 2005 digitalizándonos, además de tener muy bien definidas las diferentes áreas de gestión, esto nos permite estar organizados y ser lo más eficientes posible.

dB: ¿Qué os diferencia de otras gestorías?
J: La diferencia que tenemos son las herramientas, por lo que damos un paso más, ya que estas herramientas informáticas nos permiten hacer que el cliente disponga de sus documentos digitalizados, en cualquier momento del día y dispositivo.  Por otro lado, nunca decimos “no”, sino que ofrecemos soluciones, procurando hacer todo lo necesario para que la gestión se realice.

dB: ¿Tiene techo este número, hasta dónde pensáis crecer?
J: Techo ninguno, más que techo nos ponemos suelo. 🙂 No tenemos techo, seguimos un poco el rumbo del mercado del automóvil, si ellos crecen, nosotros también, pero procuramos integrar los procedimientos necesarios para nuestros clientes y que así ellos puedan crecer más rápidamente.

dB: ¿Se ha perdido algún expediente alguna vez?
J: En lo que llevo de gestoría, algún expediente se ha perdido, entre miles y miles, pero desde que estamos digitalizado llevamos tramitados más de medio millón de expedientes y ese riesgo se reduce a cero. De hecho, en este último año una responsable de RR.HH. de un cliente actual, nos felicitó y dijo que “rozábamos la excelencia porque no habíamos perdido ninguno”. Ponemos el 110% para que las cosas salgan bien y que lleguen a su destino.

dB: ¿Algunas empresas pueden ver esta nueva ola de digitalización como una amenaza, otras como una oportunidad, cómo lo considerarías?
J: Es una pregunta que me encanta responder, porqué actualmente hay muchas gestorías que tienen miedo a lo digital. La digitalización está a la orden del día y los concesionarios y marcas generan papel, entre 12 y 14 folios por vehículo, trasladado a miles de coches es muchísima cantidad de papel, lo cual quita espacio y tiempo y la pérdida de tiempo, es perdida de dinero. Con la digitalización, presentamos al mercado una herramienta muy potente, que ahorra espacio, no genera papel, y facilita la búsqueda de expedientes, sobre todo para posibles auditorías de la propia marca que suelen pasar un día entero metiendo y sacando expedientes, convirtiéndose en una perdida absoluta de tiempo y por lo tanto una cierta inversión. ¡En dealerBest apostamos por la digitalización!


dB: ¿Cuál es la clave del éxito?

J: El éxito no lo hemos alcanzado todavía, estamos en ello. Yo creo que la clave para llegar a donde estamos ha sido la humildad, el tesón, y sobre todo la confianza y el trabajo bien hecho.

dB: Para este año, ¿a qué número pensáis llegar?
J: Para este año 2017, sin ser muy ambicioso, queremos llegar a los 80.000 expedientes.

dB: ¿Futuros cambios que tengas pensados?
J: Los cambios los vamos haciendo de dos maneras: planeándolos con antelación y adaptándonos al ritmo e inercia del mercado. Estamos mejorando constantemente, pero en lo que ahora mismo estamos enfocados es en nuevos desarrollos informáticos, plataformas y herramientas para que el equipo de personas que tenemos no trabajen más de lo necesario. De manera que todo el trabajo rutinario y monótono pase a ser automatizado para que la calidad de vida de las personas que conforman dealerBest pueda mejorar y disfrutemos de más tiempo para nuestra vida personal.

dB: ¿Alguna anécdota graciosa que quieres compartir?
J: Sí claro, nos dieron para matricular un remolque y nosotros pensábamos que era un carro de caballos. 🙂

¡Muchas gracias!

 

 

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