En Dealerbest estamos seguros de que hoy en día los concesionarios tienen que replantearse la relación que mantienen con los documentos de papel sean del tipo que sean y tratar de hacer cambios para lograr la mejora continua de sus procesos.
Para mejorar esta relación ofrecemos una herramienta, “Papel cero”, que se puede adaptar a la forma de trabajar particular de cada concesionario y que aporta eficiencia, seguridad y sistematización de todos sus procesos de un modo sencillo. A continuación os explicamos brevemente cómo.
Papel digital – accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar
Un documento original en papel físico es por norma general único y por tanto sólo puede estar en un sitio. Para entender mejor de lo que hablamos vamos a pensar en la ficha técnica de un coche o en su permiso de circulación, y en lo que sucede cuando se está gestionando su matriculación o transferencia y dichos documentos están físicamente en la gestoría para su matriculación, pero no se pueden consultar desde otros departamentos, lo cual a veces origina retrasos, errores, infinidad de llamadas y correos, etc.. La situación sería mejorable o evitable si la documentación estuviese guardada de forma digital y se pudiese acceder a dicha copia en cualquier momento y desde cualquier lugar. No hay duda, trabajar con “papel” no es cómodo ni seguro. Encontrar un documento una vez que está digitalizado, es tan sencillo como realizar una búsqueda en Google.
Guía para el ciclo administrativo digital
Pero como el archivo no lo es todo, con “Papel Cero” podemos formalizar además protocolos internos que nos pueden ser de gran ayuda en el ciclo administrativo de un vehículo nuevo, como para uno de ocasión. Nuestra solución supone un apoyo necesario para cada fase del ciclo administrativo de la venta de un coche:
• Optimización de los flujos de trabajo
Gracias a sencillos pero muy eficientes flujos de trabajo, la coordinación y la comunicación entre los distintos departamentos involucrados en el ciclo administrativo en cuestión mejora de un modo muy claro. Cada departamento o usuario tiene una bandeja dentro del programa dónde se le asigna una tarea, y una vez que esta se termina, se puede hacer seguir al siguiente departamento de forma inmediata y sin retrasos. Un proceso en el que esta solución ya se está utilizando con bastante éxito es el servicio de venta y el de postventa o reparación en el que suelen actuar muchos departamentos de manera coordinada. Además, el ciclo de bandejas de venta nos puede apoyar en una tarea tan laboriosa como la generación del acta de entrega del coche, ya que se genera de forma automática y con todos los datos deseados.
• Control absoluto de los documentos para la venta de un coche
Tener todos los documentos para la venta de un coche es fundamental. Por ello, Papel cero establece “check lists” de todos los documentos que son necesarios, así como también un expediente para cada coche, de tal manera que en cualquier operación podremos controlar de manera rápida si falta algún documento (ya que se irán incorporando/anexando automáticamente) sino también si dichos documentos están completos o no (mediante plantillas que se cambian de color rojo a verde).
• Alertas para las fechas de caducidad
Algo que es vital en la gestión de una cartera de vehículos de ocasión en stock es cumplir y respetar siempre los plazos de todos los trámites y vencimientos. Nuestra herramienta permite crear alertas y recordatorios para hitos de cualquier clase, desde la fecha de caducidad de una ITV a los seguros temporales o el pago del impuesto de transmisiones.
• Apoyo al departamento de recursos humanos
“Papel Cero” posee un diseño específico para concesiones, pero además, está respaldado por toda la potencia de un gestor documental para otras áreas como son los recursos humanos con soluciones tan prácticas como la importación, desglose y el reparto de nóminas de modo automatizado o gestión de normativas de calidad. En definitiva, la gestión de personas es más ágil y transparente.
Un paso más allá
¿Te imaginas la posibilidad de comunicarte directamente con el sistema con el que trabaja tu gestoría? De modo que una vez matriculados o transferidos los coches, se guarde automáticamente una copia de la documentación en su carpeta correspondiente. “Papel Cero” lo hará posible.
En definitiva, estamos ante una herramienta diseñada para que concesionarios de cualquier marca puedan dar un paso firme hacia la digitalización de sus procesos, sin necesidad de pasar por un periodo de adaptación costoso e incómodo con todos los beneficios que aporta.