Una gestoría es mucho más de los crees. Es la encargada de dar diferentes servicios a las concesiones, como pueden ser la matriculación de un vehículo, el cambio de titularidad, notificaciones o bajas, entre otras cosas.
Dentro del sector es la gran olvidada y no vemos la gran importancia que tiene, ya que un buen proveedor de gestión documental, así como una buena coordinación con el mismo, es fundamental para obtener un alto rendimiento y crecimiento.
“Gestionar un proceso de matriculación de forma inmediata y controlada es algo más complejo de lo que creemos.”
Es importantísimo conocer los procesos dentro de una gestoría, no es lo mismo gestionar un expediente de matriculación que de transferencia. Gestionar un proceso de matriculación de forma inmediata y controlada es algo más complejo de lo que creemos desde el pedido del vehículo, por parte de la concesión, marca o cliente final hasta la obtención de su matrícula.
Es imprescindible trabajar de forma telemática con los organismos públicos, así podemos obtener una mayor fiabilidad y rapidez para la matriculación del vehículo.
En cuanto a procesos de transferencia de vehículos, es algo diferente, ya que nos podemos encontrar anotaciones (Reservas de Domino, embargos) en los vehículos y se puede alargar en el tiempo. Por norma general el trámite de transmisión en Dealerbest tramita telemáticamente y el seguimiento del expediente se visualiza online a través de nuestro gestor documental, tenemos un equipo de profesionales los cuales agilizan el proceso de transferencia, apostando por la digitalización de nuestros procesos hace que todo se genere de forma más efectiva.
En este periodo de tiempo se facilita un justificante provisional emitido por el colegio de gestores para que el adquiriente del vehículo pueda disponer de su vehículo desde el primer momento.
“Este sector va de la mano de la digitalización de procesos, necesitando poner en mano de los clientes un entorno 100% digital.”
La digitalización en este ámbito no es importante, es fundamental, ya que en la época que vivimos la tendencia a la reducción del papel es lo que predomina, no solo por un aspecto ecológico, que también es muy importante, sino por comodidad y rapidez. Dealerbest hace una gran apuesta de digitalización para gestoría, con su software Papel Cero, que ayuda a construir un entorno digital en los concesionarios, empezando con una gestión documental online de los expedientes de venta y de compra, pasando por el control de campañas e incentivos, la gestión de V.O. y terminando con la gestiones, contratos y auditorías para Administración, incluso ayudamos desde Gestión de Personas, ayudando a tramitar todo lo que necesita un equipo, como control de fichaje, ausencias o vacaciones. Esta herramienta tiene un módulo de conexión directo con nuestro proveedor de gestoría, lo que convierte en un ecosistema digital tanto el concesionario como la gestoría con la que opera.
¿Qué facilita esta integración? Pues muy sencillo, hace que toda la documentación referente a un proceso de matriculación, transferencia de documentos u otros procesos como bajas, duplicados, entre otros, estén disponibles para todos los usuarios en el mismo momento que se suben a nuestra herramienta, lo que nos facilita y agiliza la tramitación.
El futuro de las gestorías sigue la línea que antes comentábamos. Este sector va de la mano de la digitalización de procesos, necesitando poner en mano de los clientes un entorno 100% digital.
¿Hablamos?
Fran Castro
Key Account Manager
fran.castro@dealerbest.com
Se habla mucho de la digitalización en el entorno de los concesionarios, pero no se suele explicar suficientemente bien, por tanto no se entiende el alcance y los beneficios asociados.
Hace unos cuantos años se entendía por digitalización al escaneado de los papeles que se amontonaban en los archivos, pero esto ya pasó a la historia. La digitalización se aplica a todas las áreas y procesos, no solo cuando el documento está “muerto” en un archivo. Es una herramienta viva para la gestión en procesos internos y externos. Cada vez más todos nos enviamos la información mediante documentos.
En un concesionario la digitalización abarca todos los puntos de vista
El cliente obtiene información sobre su vehículo y sobre su interacción con la concesión y por lo tanto mejor servicio.
El concesionario obtiene mejor información sobre el cliente, gustos, mejor atención, conocimiento de incidencias…
Si nos centramos en el ámbito de conversión de “papeles” por “documentos digitales” hay mucho que hacer. La buena noticia es que tenemos a nuestra mano las herramientas que nos ayudan a dicho objetivo de un modo sencillo.
“Trabajar con un documento de manera digital no es solo guardarlo, sino que en el entorno de concesionarios se obtienen grandes rendimientos”
Los documentos en formato tradicional, los famosos “papeles” tienen la “ventaja” de la comodidad en su manejo como puede ser a la hora de escribir manualmente, o verlo encima de una mesa para saber qué tenemos que hacer, pero esas ventajas no compensan las ventajas que obtenemos al trabajar en un entorno digitalizado.
Con un documental digital conseguimos:
- Que el mismo documento, y la información contenida en él, sea consultada por varias personas al mismo tiempo, incluso en lugares remotos.
- Que se sepa dónde se encuentra el documento en cualquier momento, sin importar en qué carpeta o cajón se encuentra.
- Que se guíe al personal de modo sencillo para que sepa cómo se deben guardar y enviar los documentos.
Trabajar con un documento de manera digital no es solo guardarlo, sino que en el entorno de concesionarios se obtienen grandes rendimientos si utilizamos además herramientas de flujos de trabajo, mediante las cuales los procesos de la empresa son guiados y controlados por herramientas de digitalización.
El uso indiscriminado de hojas de cálculo y de correos electrónicos es eficiente mientras que mantenemos un nivel bajo de información. Sin embargo, si controlamos informes kilométricos o gestiones de comisiones e incentivos mediante ellos el desorden acaba produciendo los mismos problemas de gestión que cuando se trabajaba con papel y boli.
Desde nuestra experiencia, lo ideal para un concesionario es utilizar aquellas herramientas más ajustadas a su actividad que puedan encontrar en el mercado y que aúnen know-how técnico y profesional del sector.
Aquellas herramientas diseñadas y desarrolladas para un sector concreto aportarán soluciones ya probadas, así como economía de escala, ya que diferentes clientes se beneficiarán de los mismos desarrollos y por tanto podrá obtenerse con unos costes más ajustados.
Vicente Santonja
Gerente de Procesos IT
vicente.santonja@dealerbest.com
El 2019 toca a su fin y han pasado todas aquellas cosas que debían de pasar o que cada uno hemos colaborado a que pasasen. En función de la importancia que le demos al destino o lo que este nos influya.
Más que hablar de todo lo que en Dealerbest hemos hecho, que haya tenido repercusión o que nos sintamos muy orgullosos, debemos hablar de las cosas que, a nuestro juicio, han pasado de manera significativa en nuestro sector, más en concreto en la red de distribución, que es de los que nosotros particularmente podemos decir que vivimos profesionalmente.
“Ahora, los concesionarios, consiguen digitalizarse con proyectos hechos por personas del sector, con precios alineados a la cuenta de resultados de sus negocios.”
Este año 2019 no va a pasar sin pena ni gloria, ni mucho menos. Independientemente de los resultados del año, de la bajada en ventas de algún canal, de la subida de otros o de lo que hayan crecido o menguado los fabricantes. Este año, es el primer año en el que los concesionarios han empezado a trabajar para conseguir, por sus propios medios y esto es muy importante, quedarse con esa parte del pastel que antes les cedían gratuitamente a otros actores de este escenario convulso.
Los concesionarios se están digitalizando, algo asombroso para aquellos que hace un par de años hablaban de esto en foros, congresos y otros lugares cargados de canapés, azafatas, material de merchandising y corbatas. Para ellos la digitalización era como la conquista del espacio o cómo un reto tan grande tan grande que hasta el precio debiera ser igual a lo magnificado del asunto.
Ahora, los concesionarios, consiguen digitalizarse con proyectos hechos por personas del sector, con precios alineados a la cuenta de resultados de sus negocios y con un impacto en su manera de trabajar y en su cuenta de resultados de inmediato. Papel Cero es el modelo de digitalización de ellos para ellos, sin que ningún oportunista haya intervenido.
“Resulta que los concesionarios tienen en sus stocks lo que se necesita para dar movilidad a las personas y solo les falta algo tan sencillo como tecnología aplicada a la movilidad.”
En el 2019, también, los concesionarios están consiguiendo otra de las conquistas magnificas o magnificadas, bueno, las dos cosas a la vez. ¿Están consiguiendo liderar el mundo de la Movilidad? La movilidad, un concepto más propio de Cuarto Milenio que de un concesionario de automóviles. Y no lo digo por apreciar a unos más que a otros, lo digo por como se trata el concepto en el mundo. Hemos visto congresos, foros, reuniones profesionales en aulas magnas, o menos magnas, en espacios locales, provinciales, nacionales e internacionales.
La movilidad como incógnita, como reto para el futuro o como algo para descifrar solo al alcance de grandes gurús. Resulta que los concesionarios tienen en sus stocks lo que se necesita para dar movilidad a las personas y solo les falta algo tan sencillo como tecnología aplicada a la movilidad, que por vivir en el siglo en el que vivimos digamos que no es complicado, poner tecnología a un coche para que se abra, se cierre, se vea por donde circula, se cobre, entre otras modernidades.
Los concesionarios pueden poner movilidad a un pueblo, a una capital de provincia, a una gran ciudad, a sus clientes de taller, a los que compran un eléctrico y necesitan puntualmente hacer 700 km seguidos, a los que quieren un coche diferente y puntual, a los que no quieren coche o a los que más o menos se muevan. Los concesionarios integran Quikly, su marca de movilidad para crear un área de negocio nuevo, independiente, en el que los precios y la estrategia la ponen pensando en su casa, en sus zonas, en sus clientes y en su futuro.
Este año también se han conocido grandes personas alrededor de una mesa del Hangar, tomando un cocido o un rabo de toro, hablando de la vida mientras trabajaban o hablado del trabajo mientras vivían.
Este año 2019, como dice una canción, “pero sucede también que sin saber como ni cuando algo te eriza la piel y te rescata del naufragio”, sucede que los concesionarios se están preparando para que en el 2020 se les repite más por todos y que el negocio que en su día se dejaron escapar, que vuelva y que los vuelvan estén aquí, donde están las personas y los coches.