Die Arbeit hinter 70.000 Akten

Die Verwaltungsagentur war der erste unserer Geschäftsbereiche, da wir 1988 mit dieser Tätigkeit begannen. Jährlich bearbeiten wir fast 70.000 Fahrzeugakten, hinter denen eine große Menge an investierter Arbeit steckt, die sich aber vor allem auf ein Team von 15 Personen stützt, das mit Leidenschaft bei der Sache ist, angeführt von Jesús Martín, Verantwortlicher für den Bereich Dokumentenmanagement und Gesellschafter von dealerBest.

Heute teilen wir mit euch einen Teil des Alltags von Jesús und der Gruppe von Fachleuten, die es ermöglichen, diesen Bereich mit so großem Volumen effizient zu verwalten.

Dealerbest: Jesús, wie kommt man auf diese Anzahl an Akten?

Jesús: Unser Rekordjahr war 2007 mit mehr als 78.000 Akten, damals nur mit 19 Personen. Im Jahr 2016 haben wir die Zahl von 67.000 Fahrzeugakten mit 15 festangestellten Fachkräften und 4 Unterstützungskräften abgeschlossen, dank der Automatisierung der Prozesse. Das ermöglicht uns, ein größeres Arbeitsvolumen zu bewältigen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

DB: Welches Team braucht man, um dieses Volumen zu bearbeiten?

Jesús: Geschulte Personen, die die Verwaltung und ihre Werkzeuge kennen. Persönlich mag ich keine Zeitarbeitskräfte, wir mögen es, vorbereitete Leute zu haben, die sich wohlfühlen, die in Vollzeit arbeiten und sich keine Sorgen machen müssen, dass ihr Vertrag ausläuft.

DB: Was würdest du an dir und den Mitgliedern deines Teams hervorheben?

Jesús: Über mich selbst zu sprechen wäre nicht objektiv, ich habe viele Fehler, aber ich kann sagen, dass ich sehr beharrlich bin: Wenn ich etwas nicht weiß, muss ich es aus Sturheit wissen, und wenn noch Arbeit zu erledigen ist, beende ich sie gerne. Und über mein Team, dass wir immer 110% geben und einen qualitativ hochwertigen Service mit Mehrwert für den Kunden bieten.

DB: Wie organisiert ihr euch?

Jesús: Im Bereich Dokumentenmanagement digitalisieren wir uns seit 2005, zusätzlich haben wir die verschiedenen Verwaltungsbereiche sehr gut definiert, das ermöglicht uns, organisiert und so effizient wie möglich zu sein.

DB: Was unterscheidet euch von anderen Verwaltungsagenturen?

Jesús: Der Unterschied sind unsere Werkzeuge, damit gehen wir einen Schritt weiter, denn diese IT-Tools ermöglichen es uns, dass der Kunde seine digitalisierten Dokumente zu jeder Tageszeit und auf jedem Gerät zur Verfügung hat. Andererseits sagen wir nie „nein“, sondern bieten Lösungen an und bemühen uns, alles Notwendige zu tun, damit die Verwaltung durchgeführt wird.

DB: Hat diese Zahl eine Obergrenze, wie weit wollt ihr noch wachsen?

Jesús: Keine Obergrenze, eher setzen wir uns eine Untergrenze. Wir haben keine Obergrenze, wir folgen ein wenig dem Trend des Automobilmarktes: Wenn sie wachsen, wachsen auch wir, aber wir versuchen, die notwendigen Verfahren für unsere Kunden zu integrieren, damit diese schneller wachsen können.

DB: Ist schon einmal eine Akte verloren gegangen?

Jesús: In meiner Zeit in der Verwaltungsagentur ist schon einmal eine Akte verloren gegangen, unter Tausenden und Abertausenden, aber seit wir digitalisiert sind, haben wir mehr als eine halbe Million Akten bearbeitet und dieses Risiko ist auf null reduziert. Tatsächlich hat uns im letzten Jahr eine Personalverantwortliche eines aktuellen Kunden gratuliert und gesagt, dass wir „fast perfekt wären, weil wir keine einzige verloren hätten“. Wir geben 110%, damit die Dinge gut laufen und ihr Ziel erreichen.

DB: Manche Unternehmen sehen diese neue Welle der Digitalisierung als Bedrohung, andere als Chance – wie würdest du sie betrachten?

Jesús: Diese Frage beantworte ich sehr gerne, denn aktuell haben viele Verwaltungsagenturen Angst vor dem Digitalen. Die Digitalisierung ist an der Tagesordnung und die Händler und Marken erzeugen Papier, zwischen 12 und 14 Blatt pro Fahrzeug, übertragen auf tausende Autos ist das eine riesige Menge Papier, die Platz und Zeit wegnimmt, und Zeitverlust ist Geldverlust. Mit der Digitalisierung präsentieren wir dem Markt ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, das Platz spart, kein Papier erzeugt und die Suche nach Akten erleichtert, vor allem für mögliche Audits der Marke selbst, die oft einen ganzen Tag damit verbringen, Akten herauszuholen und zurückzulegen, was einen absoluten Zeitverlust und damit eine gewisse Investition bedeutet. Bei dealerBest setzen wir auf die Digitalisierung!

DB: Was ist der Schlüssel zum Erfolg?

Jesús: Den Erfolg haben wir noch nicht erreicht, wir sind noch dabei. Ich glaube, der Schlüssel, um dorthin zu gelangen, wo wir jetzt sind, war Bescheidenheit, Beharrlichkeit und vor allem Vertrauen und gut gemachte Arbeit.

DB: Welche Zahl wollt ihr dieses Jahr erreichen?

Jesús: Für dieses Jahr 2017 wollen wir, ohne allzu ehrgeizig zu sein, die 80.000 Akten erreichen.

DB: Hast du zukünftige Änderungen geplant?

Jesús: Die Änderungen nehmen wir auf zwei Arten vor: indem wir sie im Voraus planen und indem wir uns an das Tempo und die Dynamik des Marktes anpassen. Wir verbessern uns ständig, aber worauf wir uns gerade konzentrieren, sind neue IT-Entwicklungen, Plattformen und Werkzeuge, damit unser Team nicht mehr arbeiten muss als nötig. So soll die gesamte routinemäßige und monotone Arbeit automatisiert werden, damit sich die Lebensqualität der Menschen, die dealerBest bilden, verbessern kann und wir mehr Zeit für unser Privatleben haben.

DB: Gibt es eine lustige Anekdote, die du teilen möchtest?

Jesús: Ja, klar: Man gab uns einen Anhänger zur Zulassung und wir dachten, es wäre ein Pferdewagen.

Vielen Dank!