Il lavoro dietro a 70.000 pratiche

La gestione amministrativa fu la prima delle nostre aree di business, dato che abbiamo iniziato con questa attività nel 1988. Gestiamo ogni anno quasi 70.000 pratiche di veicoli, dietro le quali c'è una grande quantità di lavoro investito, ma soprattutto si basa su un team di 15 persone che ama quello che fa, guidato da Jesús Martín, responsabile dell'area gestione documentale e socio di dealerBest.

Oggi condividiamo con voi parte della quotidianità di Jesús e del gruppo di professionisti che rendono possibile gestire con efficacia questa area di grande volume.

Dealerbest: ¿Jesús, come si arriva a questo numero di pratiche?

Jesús: Il nostro anno record è stato il 2007, con oltre 78.000 pratiche, essendo solo 19 persone. In questo 2016 abbiamo chiuso con la cifra di 67.000 pratiche di veicoli con 15 professionisti in organico e 4 di supporto, grazie all'automazione dei processi. Questo ci consente di raggiungere un volume di lavoro maggiore, risparmiando tempo e aumentando l'efficienza.

DB: Che squadra serve per gestire questo volume?

Jesús: Persone formate, che conoscono la gestione e i suoi strumenti. Personalmente non mi piacciono le persone temporanee, ci piace avere gente preparata e che stia bene, che lavori a tempo pieno e senza alcuna preoccupazione che il contratto finisca.

DB: Cosa metteresti in evidenza di te e dei membri del tuo team?

Jesús: Parlare di me non sarebbe obiettivo, ho molti difetti, ma posso dire che sono molto tenace, se non so qualcosa, per testardaggine devo saperla e se resta qualche lavoro da fare, mi piace finirlo. E del mio team che diamo sempre il 110% e offriamo un servizio di qualità e a valore aggiunto per il cliente.

DB: Come vi organizzate?

Jesús: Nella gestione documentale dal 2005 ci stiamo digitalizzando, oltre ad avere ben definite le diverse aree di gestione, questo ci permette di essere organizzati e il più efficienti possibile.

DB: Cosa vi distingue da altre agenzie di pratiche?

Jesús: La differenza che abbiamo sono gli strumenti, quindi facciamo un passo in più, perché questi strumenti informatici ci permettono di far sì che il cliente abbia i suoi documenti digitalizzati, in qualsiasi momento del giorno e su qualsiasi dispositivo. D'altra parte, non diciamo mai “no”, ma offriamo soluzioni, cercando di fare tutto il necessario affinché la gestione venga realizzata.

DB: Questo numero ha un tetto, fino a dove pensate di crescere?

Jesús: Nessun tetto, più che un tetto ci mettiamo un pavimento. Non abbiamo un tetto, seguiamo un po' l'andamento del mercato dell'auto, se loro crescono, cresciamo anche noi, ma cerchiamo di integrare le procedure necessarie per i nostri clienti e così possano crescere più rapidamente.

DB: Si è mai persa qualche pratica?

Jesús: In tutto il tempo che porto nella gestione pratiche, qualche pratica si è persa, tra migliaia e migliaia, ma da quando siamo digitalizzati abbiamo gestito più di mezzo milione di pratiche e quel rischio si riduce a zero. Infatti, nell'ultimo anno una responsabile delle risorse umane di un cliente attuale ci ha fatto i complimenti e ha detto che “toccavamo l'eccellenza perché non ne avevamo persa nessuna”. Mettiamo il 110% affinché le cose vadano bene e arrivino a destinazione.

DB: Alcune aziende possono vedere questa nuova ondata di digitalizzazione come una minaccia, altre come un'opportunità, come la considereresti?

Jesús: È una domanda che adoro rispondere, perché attualmente ci sono molte agenzie di pratiche che hanno paura del digitale. La digitalizzazione è all'ordine del giorno e i concessionari e le marche generano carta, tra 12 e 14 fogli per veicolo, tradotto in migliaia di auto è una quantità enorme di carta, che toglie spazio e tempo e la perdita di tempo è perdita di denaro. Con la digitalizzazione, presentiamo al mercato uno strumento molto potente, che risparmia spazio, non genera carta, e facilita la ricerca delle pratiche, soprattutto per eventuali audit della marca stessa che di solito passano un'intera giornata a tirare fuori e rimettere dentro pratiche, diventando una perdita assoluta di tempo e quindi un certo investimento. ¡In dealerBest scommettiamo sulla digitalizzazione!

DB: Qual è la chiave del successo?

Jesús: Il successo non lo abbiamo ancora raggiunto, ci stiamo lavorando. Credo che la chiave per arrivare dove siamo sia stata l'umiltà, la costanza e soprattutto la fiducia e il lavoro ben fatto.

DB: Per quest'anno, a che numero pensate di arrivare?

Jesús: Per questo 2017, senza essere molto ambizioso, vogliamo arrivare a 80.000 pratiche.

DB: Futuri cambiamenti che hai in mente?

Jesús: I cambiamenti li facciamo in due modi: pianificandoli in anticipo e adattandoci al ritmo e all'inerzia del mercato. Stiamo migliorando costantemente, ma ciò su cui siamo concentrati adesso sono nuovi sviluppi informatici, piattaforme e strumenti affinché il team di persone che abbiamo non lavori più del necessario. In modo che tutto il lavoro ripetitivo e monotono venga automatizzato, così la qualità della vita delle persone che compongono dealerBest possa migliorare e godiamo di più tempo per la nostra vita personale.

DB: Qualche aneddoto divertente che vuoi condividere?

Jesús: Sì certo, ci hanno dato da immatricolare un rimorchio e noi pensavamo fosse un carro trainato da cavalli.

Grazie mille!