Erfolgsgeschichte Kia Retail Madrid

Bei dealerBest wissen wir, dass in einem so wettbewerbsintensiven Sektor wie der Automobilbranche jede Minute zählt. 

Die Verwaltung von Akten, die Koordination von Abteilungen und die Kontrolle der Rentabilität können eine Herausforderung sein, wenn man mit begrenzten Werkzeugen arbeitet. 

Das war der Ausgangspunkt von KIA Retail Madrid, dem offiziellen KIA-Händler in der Autonomen Gemeinschaft Madrid, bevor der Sprung mit Papel Cero, der von dealerBest entwickelten Digitalisierungslösung, gewagt wurde. 

Raúl Fernández, Vertriebsleiter von KIA Retail Madrid, erzählt uns in einem Interviewformat, wie sein Team diesen Prozess der digitalen Transformation erlebt hat: von den Einschränkungen des bisherigen Tools bis hin zu der Agilität, der Personalisierung und der Kontrolle, die sie jetzt dank Papel Cero genießen. 

Welche Lösung haben Sie vor Papel Cero verwendet und auf welche Probleme stießen Sie im täglichen Arbeitsablauf?

Früher nutzten wir eine andere Anwendung eines anderen Entwicklers. Sie funktionierte ähnlich, hatte aber einige Einschränkungen, die uns im Tagesgeschäft daran hinderten, die Vorgänge der Akten vollständig zu kontrollieren. 

Was hat Sie dazu bewogen, den Schritt zu Papel Cero zu machen? Was mussten Sie dringend lösen?

Die Entscheidung, den Anbieter zu wechseln, war vor allem auf das Angebot von Papel Cero zurückzuführen. 

Es bietet personalisiertere Berichte über die Daten, die wir genau aus der Rentabilität der Akten und verschiedenen Kriterien extrahieren mussten, und vor allem passte es sich genau unserer Arbeitsweise an, und wir konnten verschiedene Aspekte ändern, um es an unsere Arbeitsmethode anzupassen. 

Welche Ziele verfolgten Sie mit dieser digitalen Transformation? Wollten Sie an Agilität gewinnen, Zeit sparen, Tools integrieren…?

Vor allem wollten wir mit diesem neuen Anbieter viele manuelle Abläufe interner E-Mails zwischen uns eliminieren, Arbeiten, die vollständig automatisierbar sind und die das Tool Papel Cero uns die Möglichkeit bietet, selbst zu erledigen. 

Wie verlief der Implementierungsprozess? Was würden Sie am Team von DealerBest auf diesem Weg hervorheben?

Der Implementierungsprozess war wirklich einfach.  

Wir erhielten persönliche Unterstützung von zwei Personen von dealerBest, die uns jederzeit begleiteten, den Prozess vollständig auf uns zuschnitten und uns bei allen Änderungen unterstützten, die wir anforderten… und es war wirklich bequem. 

Wie haben sich die Teams an das neue System angepasst? Würden Sie sagen, dass es ein einfacher Übergang war?

Bei den Teams, da sie von einem früheren, schwierigeren Übergang kommen, nämlich vom traditionellen Papier, von den physischen Akten zum digitalen Format, war es dieses zweite Mal etwas einfacher. 

Die Umgebung hat es uns erleichtert, dass es wesentlich intuitiver ist als das vorherige Programm, und mit der bisherigen Erfahrung war es wirklich ziemlich einfach. 

Bei welchen internen Prozessen haben Sie eine echte Verbesserung festgestellt, seit Sie Papel Cero verwenden? Und bei der Koordination zwischen den Abteilungen?

Die Verbesserungen, die wir feststellen, sind neben der Möglichkeit, die Benachrichtigungen zwischen den Statuswechseln der Akten, die das Programm automatisiert, zu personalisieren, auch die wirtschaftlichen Informationen, die wir viel näher an unserer normalen Arbeitsweise sehen: Wir erstellen eine Vorlage mit unserem eigenen Schema, und es ist viel einfacher für jeden Verkäufer, der es gewohnt ist, sie zu verwenden. 

Welche Tools haben Sie mit Papel Cero verbunden (wie Ihr CRM oder DMS)? Wie hat diese Integration funktioniert?

Zunächst einmal erfassen wir mit unserem Haupt-DMS, Cars, dem System, mit dem wir auf kommerzieller Ebene arbeiten, um Preise zu erstellen, nur die Bestellung und übertragen wirtschaftliche Daten, aber wir arbeiten an einer vollständigen Integration, sodass das Programm von Papel Cero selbst auf unserem Programm liest – das ist in Arbeit. 

Anschließend versuchen wir auch im Bereich Verwaltung und After-Sales, deren DMS-Programm zu integrieren, sodass wir in einiger Zeit alle Systeme integriert haben werden. 

Welche Indikatoren oder Ergebnisse zeigen Ihnen, dass die Entscheidung richtig war?

Hauptsächlich, weil die Teams, obwohl es Menschen gibt, die sehr resistent gegen Veränderungen sind, der Widerstand in sehr kurzer Zeit überwunden wurde und wir innerhalb eines Monats mit ihnen auf Hochtouren arbeiten.

Das ist es, was ich am meisten schätze: dass ich nach einem Monat niemanden im Team habe, den ich nicht vollständig unter Kontrolle habe. 

Welchen Wert bringt diese Lösung Ihrer Meinung nach anderen Händlern der Branche?

Als Hauptwert gibt es die absolute Kontrolle, insbesondere für die Verantwortlichen im Vertrieb, im After-Sales und in der Verwaltung.

Die Möglichkeit, jeden Vorgang in jedem Status zu überwachen, ihn abzurufen und jeden Schritt mit einem Klick auf dem eigenen Bildschirm zu beschleunigen, ohne jemanden fragen oder zum Telefon greifen zu müssen. 

Was würden Sie einem Händler sagen, der noch zögert, diesen Prozess zu digitalisieren? Sehen Sie Papel Cero als Schlüsselelement für Ihre digitale Zukunft?

Ich glaube, dass die Digitalisierung heutzutage nicht nur wichtig, sondern verpflichtend ist.

Man muss digitalisiert sein, abgesehen von der Papierersparnis und den Kosten für andere Elemente, wie zum Beispiel die Zeit, die man mit dem Kopieren verbringt, das Einfügen in einen Bericht, der in der physischen Lagerung verloren gehen kann… 

Dies bietet einen enormen Mehrwert allein durch die Speicherung, die man auf dem eigenen Bildschirm hat, und die Kontrolle, wie bereits erwähnt, ermöglicht es, Akten zu prüfen, ohne externe Quellen konsultieren zu müssen. 

Wie würden Sie sich wünschen, dass dieses Produkt für das gesamte KIA-Netzwerk skaliert wird?

Grundsätzlich ist es für mich ein sehr nützliches Produkt, das ich jedem Kollegen eines anderen Händlers empfehlen und weiterempfehlen würde, weil es das Leben einfacher macht – darum geht es bei Systemen: den Alltag einfacher und präziser zu gestalten. 

Was man gewinnt: Effektivität, Präzision und Zeitgewinn für andere Dinge, denn vor allem wir, die wir eine Vertriebsteam leiten, brauchen Zeit zum Analysieren und nicht für den täglichen Ablauf der Aktenbearbeitung.

Der Fall von KIA Retail Madrid zeigt, dass die Digitalisierung von Prozessen nicht nur eine Frage der Modernisierung ist, sondern darum, Kontrolle zu gewinnen, Zeit zu sparen und die Rentabilität jedes Vorgangs zu verbessern. 

Das vollständige Interview können Sie auf unserem YouTube-Kanal ansehen:

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