Papierlos: die intelligenteste Lösung für Ihr Autohaus

Bei Dealerbest sind wir überzeugt, dass Autohäuser heute die Beziehung zu ihren Papierdokumenten – egal welcher Art – überdenken und Veränderungen anstreben müssen, um ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Um diese Beziehung zu verbessern, bieten wir ein Tool an, „Papel cero“, das sich an die spezifische Arbeitsweise jedes Autohauses anpassen lässt und auf einfache Weise Effizienz, Sicherheit und Systematisierung aller Prozesse bietet. Im Folgenden erklären wir kurz, wie das funktioniert.

Digitales Papier – jederzeit und überall verfügbar

Ein Originaldokument in physischer Papierform ist in der Regel einzigartig und kann daher nur an einem Ort sein. Um besser zu verstehen, wovon wir sprechen, denken wir an die Fahrzeugpapiere eines Autos oder an dessen Zulassungsbescheinigung und daran, was passiert, wenn die Zulassung oder der Besitzübergang bearbeitet wird und diese Dokumente physisch bei der Zulassungsstelle liegen, aber nicht von anderen Abteilungen eingesehen werden können, was manchmal zu Verzögerungen, Fehlern, unzähligen Anrufen und E-Mails usw. führt. Die Situation wäre verbesserungs- oder vermeidbar, wenn die Dokumentation digital gespeichert wäre und man jederzeit und von überall auf diese Kopie zugreifen könnte. Es besteht kein Zweifel: Das Arbeiten mit „Papier“ ist weder bequem noch sicher. Ein Dokument zu finden, sobald es digitalisiert ist, ist so einfach wie eine Google-Suche.

Leitfaden für den digitalen Verwaltungszyklus

Aber da das Archiv nicht alles ist, können wir mit „Papel Cero“ auch interne Protokolle formalisieren, die im Verwaltungszyklus eines Neuwagens ebenso wie eines Gebrauchtwagens sehr hilfreich sein können. Unsere Lösung ist eine notwendige Unterstützung für jede Phase des Verwaltungszyklus beim Autoverkauf:

• Optimierung der Arbeitsabläufe

Dank einfacher, aber sehr effizienter Arbeitsabläufe verbessert sich die Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen am Verwaltungszyklus beteiligten Abteilungen deutlich. Jede Abteilung oder jeder Benutzer hat im Programm ein Postfach, in dem ihm eine Aufgabe zugewiesen wird, und sobald diese abgeschlossen ist, kann sie sofort und ohne Verzögerung an die nächste Abteilung weitergeleitet werden. Ein Prozess, bei dem diese Lösung bereits mit großem Erfolg eingesetzt wird, ist der Verkaufs- und der After-Sales- bzw. Reparaturservice, bei dem in der Regel viele Abteilungen koordiniert zusammenarbeiten. Darüber hinaus kann uns der Verkaufspostfachzyklus bei einer so arbeitsintensiven Aufgabe wie der Erstellung des Fahrzeugübergabeprotokolls unterstützen, da dieses automatisch und mit allen gewünschten Daten generiert wird.

• Absolute Kontrolle über die Dokumente für den Autoverkauf

Alle Dokumente für den Verkauf eines Autos zu haben, ist grundlegend. Deshalb legt Papel cero „Checklisten“ aller erforderlichen Dokumente sowie eine Akte für jedes Auto an, sodass wir bei jedem Vorgang schnell kontrollieren können, ob ein Dokument fehlt (da sie automatisch hinzugefügt/angehängt werden) und ob diese Dokumente vollständig sind oder nicht (mithilfe von Vorlagen, die ihre Farbe von Rot auf Grün ändern).

• Warnungen für Ablaufdaten

Etwas, das bei der Verwaltung eines Gebrauchtwagenbestands von entscheidender Bedeutung ist, ist die Einhaltung und Beachtung aller Fristen für Formalitäten und Fälligkeiten. Unser Tool ermöglicht die Erstellung von Warnungen und Erinnerungen für Meilensteine jeder Art – von der Ablaufdaten der Hauptuntersuchung (ITV) über temporäre Versicherungen bis hin zur Zahlung der Übertragungssteuer.

• Unterstützung für die Personalabteilung

„Papel Cero“ ist speziell für Autohäuser konzipiert, wird aber zusätzlich von der gesamten Leistungsfähigkeit eines Dokumentenmanagementsystems für andere Bereiche wie die Personalabteilung unterstützt, mit so praktischen Lösungen wie dem automatisierten Import, der Aufschlüsselung und Verteilung von Gehaltsabrechnungen oder der Verwaltung von Qualitätsnormen. Kurz gesagt: Die Personalverwaltung wird agiler und transparenter.

Einen Schritt weiter gehen

Können Sie sich vorstellen, direkt mit dem System Ihrer Zulassungsstelle zu kommunizieren? So dass nach der Zulassung oder dem Besitzübergang der Fahrzeuge automatisch eine Kopie der Dokumentation im entsprechenden Ordner gespeichert wird. „Papel Cero“ wird dies möglich machen.

Kurz gesagt, wir haben es mit einem Tool zu tun, das dafür entwickelt wurde, dass Autohäuser jeder Marke einen festen Schritt in Richtung Digitalisierung ihrer Prozesse machen können – ohne eine kostspielige und unangenehme Anpassungsphase durchlaufen zu müssen, und mit allen Vorteilen, die es mit sich bringt.