Carta zero: la soluzione più intelligente per il tuo concessionario

In Dealerbest siamo sicuri che oggi i concessionari debbano riconsiderare il rapporto che mantengono con i documenti cartacei, di qualsiasi tipo siano, e cercare di apportare cambiamenti per ottenere il miglioramento continuo dei propri processi.

Per migliorare questo rapporto offriamo uno strumento, “Papel cero”, che può essere adattato al modo di lavorare specifico di ogni concessionario e che apporta efficienza, sicurezza e sistematizzazione di tutti i suoi processi in modo semplice. Di seguito vi spieghiamo brevemente come.

Carta digitale – accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo

Un documento originale su carta fisica è di norma unico e quindi può trovarsi solo in un posto. Per capire meglio di cosa parliamo, pensiamo alla scheda tecnica di un’auto o al suo certificato di circolazione, e a cosa succede quando si sta gestendo l’immatricolazione o il passaggio di proprietà e tali documenti si trovano fisicamente presso la gestoria per l’immatricolazione, ma non possono essere consultati da altri reparti, il che a volte causa ritardi, errori, innumerevoli chiamate ed email, ecc. La situazione sarebbe migliorabile o evitabile se la documentazione fosse salvata in formato digitale e si potesse accedere a tale copia in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Non c’è dubbio, lavorare con la “carta” non è comodo né sicuro. Trovare un documento una volta digitalizzato è semplice come fare una ricerca su Google.

Guida per il ciclo amministrativo digitale

Ma poiché l’archivio non è tutto, con “Papel Cero” possiamo inoltre formalizzare protocolli interni che possono esserci di grande aiuto nel ciclo amministrativo di un veicolo nuovo, così come per uno usato. La nostra soluzione rappresenta un supporto necessario per ogni fase del ciclo amministrativo della vendita di un’auto:

• Ottimizzazione dei flussi di lavoro

Grazie a flussi di lavoro semplici ma molto efficienti, il coordinamento e la comunicazione tra i diversi reparti coinvolti nel ciclo amministrativo in questione migliorano in modo molto chiaro. Ogni reparto o utente ha una casella all’interno del programma dove gli viene assegnato un compito, e una volta completato, può essere inoltrato al reparto successivo in modo immediato e senza ritardi. Un processo in cui questa soluzione viene già utilizzata con notevole successo è il servizio di vendita e quello di post-vendita o riparazione, in cui di solito operano molti reparti in modo coordinato. Inoltre, il ciclo delle caselle di vendita può supportarci in un compito tanto laborioso come la generazione del verbale di consegna dell’auto, poiché viene generato automaticamente e con tutti i dati desiderati.

• Controllo assoluto dei documenti per la vendita di un’auto

Avere tutti i documenti per la vendita di un’auto è fondamentale. Per questo, Papel cero stabilisce “check list” di tutti i documenti necessari, oltre a un fascicolo per ogni auto, in modo che in qualsiasi operazione possiamo controllare rapidamente se manca un documento (poiché verranno incorporati/allegati automaticamente) e anche se tali documenti sono completi o meno (tramite modelli che cambiano colore da rosso a verde).

• Avvisi per le date di scadenza

Qualcosa di vitale nella gestione di un portafoglio di veicoli usati in stock è rispettare e onorare sempre le scadenze di tutte le pratiche e i termini. Il nostro strumento consente di creare avvisi e promemoria per traguardi di qualsiasi tipo, dalla data di scadenza della revisione ITV alle assicurazioni temporanee o al pagamento dell’imposta sulle trasmissioni.

• Supporto al dipartimento risorse umane

“Papel Cero” ha un design specifico per le concessionarie, ma inoltre è supportato da tutta la potenza di un gestore documentale per altre aree come le risorse umane, con soluzioni tanto pratiche come l’importazione, la suddivisione e la distribuzione delle buste paga in modo automatizzato o la gestione delle normative di qualità. In definitiva, la gestione delle persone è più agile e trasparente.

Un passo oltre

Immaginate la possibilità di comunicare direttamente con il sistema con cui lavora la vostra gestoria? In modo che, una volta immatricolate o trasferite le auto, venga salvata automaticamente una copia della documentazione nella sua cartella corrispondente. “Papel Cero” lo renderà possibile.

In definitiva, siamo di fronte a uno strumento progettato affinché concessionari di qualsiasi marca possano fare un passo deciso verso la digitalizzazione dei propri processi, senza dover passare per un periodo di adattamento costoso e scomodo, con tutti i benefici che apporta.