Digitalizzazione, da dove comincio nel mio concessionario?

Si parla molto della digitalizzazione nell'ambiente delle concessionarie, ma di solito non viene spiegata abbastanza bene, quindi non si comprendono la portata e i benefici associati. 

Qualche anno fa si intendeva per digitalizzazione la scansione delle carte che si accumulavano negli archivi, ma questo è ormai storia passata. La digitalizzazione si applica a tutte le aree e a tutti i processi, non solo quando il documento è “morto” in un archivio. È uno strumento vivo per la gestione dei processi interni ed esterni. Sempre più spesso ci inviamo informazioni tramite documenti.

In una concessionaria la digitalizzazione abbraccia tutti i punti di vista

Il cliente ottiene informazioni sul proprio veicolo e sulla propria interazione con la concessionaria e quindi un servizio migliore.

La concessionaria ottiene migliori informazioni sul cliente, sui gusti, una migliore assistenza, la conoscenza delle problematiche…

Se ci concentriamo sull'ambito della conversione da “carte” a “documenti digitali”, c'è molto da fare. La buona notizia è che abbiamo a portata di mano gli strumenti che ci aiutano a raggiungere questo obiettivo in modo semplice.

“Lavorare con un documento in modo digitale non significa solo salvarlo, ma nell'ambiente delle concessionarie si ottengono grandi rendimenti”

I documenti in formato tradizionale, le famose “carte”, hanno il “vantaggio” della comodità nella loro gestione, come ad esempio quando si scrive a mano o si guarda su un tavolo per sapere cosa dobbiamo fare, ma questi vantaggi non compensano i benefici che otteniamo lavorando in un ambiente digitalizzato.

Con un documento digitale otteniamo:

• Che lo stesso documento, e le informazioni in esso contenute, possa essere consultato da più persone contemporaneamente, anche in luoghi remoti.
• Che si sappia dove si trova il documento in qualsiasi momento, indipendentemente dalla cartella o dal cassetto in cui si trova.
• Che si guidi il personale in modo semplice affinché sappia come devono essere salvati e inviati i documenti.

Lavorare con un documento in modo digitale non significa solo salvarlo, ma nell'ambiente delle concessionarie si ottengono grandi rendimenti se si utilizzano anche strumenti di flussi di lavoro, attraverso i quali i processi aziendali vengono guidati e controllati da strumenti di digitalizzazione.

L'uso indiscriminato di fogli di calcolo e di e-mail è efficiente finché manteniamo un basso livello di informazioni. Tuttavia, se controlliamo report chilometrici o la gestione di commissioni e incentivi tramite essi, il disordine finisce per produrre gli stessi problemi di gestione di quando si lavorava con carta e penna.

Dalla nostra esperienza, l'ideale per una concessionaria è utilizzare quegli strumenti più adatti alla propria attività che si possono trovare sul mercato e che uniscano know-how tecnico e professionale del settore.

Gli strumenti progettati e sviluppati per un settore specifico apportano soluzioni già collaudate, oltre a economie di scala, poiché diversi clienti beneficiano degli stessi sviluppi e quindi si possono ottenere costi più contenuti.

Vicente Santonja
Responsabile Processi IT
vicente.santonja@dealerbest.com